دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات می‌تواند در بسیاری از زوایای زندگی و کار مفید باشد. در ادامه این مقاله از دیبامگ به شما از فواید و لوازم دسته بندی اطلاعات خواهیم گفت. با ما همراه باشید.
چرا باید اطلاعات را دسته بندی و مرتب کنیم؟
چرا باید اطلاعات را دسته بندی و مرتب کنیم؟ دنیای مدرن، دنیای سرعت، تکنولوژی و اطلاعات است، به گونه‌ای که میزان ورودی های ذهن انسان بسیار زیاد می‌باشد و لازم است این ورودی‌ها را دسته بندی نمود. تصور کنید شما دانشجوی کارشناسی ارشد هستید و همزمان در یک شرکت خصوصی نیز به صورت پاره وقت کار می‌کنید. در خانواده و جمع دوستان نیز با مسائل و دغدغه‌های مختلفی دست و پنجه نرم می‌کنید. حالا حتی اگر سایر محرک‌های بیرونی و عوامل موثر درونی را هم نادیده بگیریم، در مغز شما همزمان چند نوع اطلاعات تجزیه و تحلیل و پردازش می‌شوند. مثل یک اتاقی می‌ماند که همه وسایل درون آن بهم ریخته است! برخی افراد می‌گویند در این شرایط فکر می‌کنیم مغزمان در حال پوکیدن است! حالا اگر فردی وسواس داشته باشد و ذهنش درگیر مسائل زیر و درشت نامربوط و بی‌اهمیت شود، اوضاع بدتر می‌شود.
در ادامه ۴ مورد از اصلی ترین دلایل نیاز به مرتب سازی اطلاعات آورده شده است:
حفظ آرامش
در شرایطی که ورودی‌های ذهن گسترده هستند و منابع استرس‌زای متعددی وجود دارد، دسته کردن اطلاعات باعث حفظ آرامش ما می‌شود. زیرا در این شرایط در مغز ما همه چیز مرتب است و در جای خود قرار دارد؛ بنابراین شما به هنگام نیاز و به سهولت به اطلاعات خود دسترسی پیدا می‌کنید.
اگر بخواهید برای کوچک‌ترین اطلاعاتی به مغز خود فشار زیادی وارد کنید فکر می‌کنید چه اتفاقی برای سلامتی جسم و روان شما رخ می‌دهد؟ تصور نمایید می‌خواهید فایلی را که مربوط به یک پروژه‌کاری یا درسی است را پیدا کنید. در این شرایط اگر اطلاعات را در فولدرها و پوشه‌های مشخص طبقه بندی کرده باشید در کم‌تر از دو دقیقه می‌توانید فایل خود را پیدا کنید. اما اگر دسته بندی نکرده باشید، در بهترین حالت شاید مجبور شوید نصف فایل‌های سیستم خود را باز و بسته کنید تا فایل مورد نظر را پیدا نمایید. بنابراین اگر می‌پرسید چرا اطلاعات را دسته بندی و مرتب کنیم؟ برای اینکه عصاب خودتان آرام باشد و احساس آرامش کنید.
تسریع در دستیابی به اطلاعات
چرا باید اطلاعات را دسته بندی و مرتب کنیم؟ اگر می‌خواهید در سریع‌ترین زمان ممکن به چیز‌هایی که می‌خواهید دسترسی پیدا کنید اطلاعات خود را مرتب و دسته بندی کنید.
نظم و انضباط در کارها
افرادی که اطلاعات خود را دسته بندی و مرتب می‌کنند، منظم هستند. مشاور تحصیلی هنگام آموزش به دانش‌آموزان به آن‌ها یاد می‌دهد که در برنامه ریزی‌های خود مرتب و منظم باشند و یادگیری‌های خود را دسته بندی کنند. بنابراین دسته بندی کردن اطلاعات در آموزش نظم به کودکان نیز نیز اهمیت دارد.
موفقیت و پیشرفت
دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات، سرعت و دقت شما را در کار و تحصیتان افزایش می‌دهد؛ بنابراین نسبت به کسانی که نامنظم هستند و موفقیت وپیشرفت بیشتری را کسب خواهید کرد. وقت و انرژی که دیگران صرف بازیابی اطلاعات می‌کنند شما برای رشد و موفقیت خود خرج می‌کنید.
چه طور اطلاعات خود را دسته بندی و مرتب کنیم؟
بسیاری از افراد می‌گویند ما می‌دانیم که باید اطلاعات خود را دسته بندی و مرتب کنیم و بارها هم سعی کردیم این کار را انجام دهیم؛ اما با شکست مواجه شدیم! دسته بندی کردن اطلاعات فقط یک رفتار نیست، رفتاریست که از ویژگی‌های شخصیتی همچون نظم، مسئولیت‌پذیری، عدم تنبلی، انعطاف‌پذیری و… سرچشمه می‌گیرد. والدینی که در سبک‌های فرزند پروری خود به فرزندانشان یاد داده‌اند همه چیز را در زمان معین انجام داده و در جای مشخص قرار دهند، دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات را هم نیز به آن‌ها یاد می‌دهند. اگر شما در دوران کودکی و حتی نوجوانی خود نیر این موضوع را یاد نگرفته‌اید، اکنون می‌توانید این رفتار را در خود ایجاد کنید. بر اساس اصول رفتار درمانی امکان شکل دهی و ایجاد رفتار حتی اگر از قبل شکل نگرفته باشد، وجود دارد. راهکارهای زیر به شما کمک می‌کند اطلاعات خود را دسته بندی و مرتب نمایید:
- برنامه‌ریزی کنید و کارهای مختلفی که در طول روز، هفته، ماه و سال باید انجام دهید را مشخص نمایید. برای دسته بندی کردن ابتدا باید بدانید چه کارهایی دارید و این کارها هر کدام چه نوع اطلاعاتی دارند. لذا اولین مرحله، برنامه‌ریزی و مشخص کردن اطلاعاتی است که باید دسته بندی شوند.
- اطلاعات مربوط به کارهای یکسان را مشخص کنید، به عنوان مثال بخشی مربوط به دانشگاه، بخشی مربوط به محل کار، بخشی مربوط به فعالیت‌های اجتماعی و… است.
- پس از آن در هر یک از پوشه‌ها انواع اطلاعات مربوط به برنامه‌های مختلفی که در محیط کار و دانشگاه خود دارید، قرار دهید. به عنوان مثال درس‌های مختلف دانشگاه را مشخص کنید و اطلاعات مربوط به هر یک را دسته بندی نمایید.
بنابراین، دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات یک فرایند مهم و اساسی است که به شما کمک می‌کند تا از اطلاعات بهتری بهره ببرید و بهترین تصمیم‌ها را بگیرید.