صورت جلسه‌های اولیا و مربیان، مستندات رسمی هستند که در پایان یا حین برگزاری جلسات بین اولیا و مربیان مدارس تهیه می‌شوند. این صورت جلسه‌ها به عنوان ابزاری برای ثبت و مستندسازی مباحث مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده و توافقات انجام شده در این جلسات عمل می‌کنند.
در ادامه چندین نمونه متن برای صورت جلسه اولیا و مربیان مدرسه ارائه شده است. این متن‌ها می‌توانند به عنوان الگو برای نوشتن صورت جلسه‌های دیگر نیز مورد استفاده قرار گیرد.
نمونه متن صورت جلسه انجمن اولیا و مربیان مدرسه
نمونه فرم شماره ۱
صورت جلسه اولیا و مربیان مدرسه [نام مدرسه]
تاریخ: [تاریخ برگزاری جلسه]
زمان: [زمان برگزاری جلسه]
محل برگزاری: [محل برگزاری جلسه]
حاضرین:
[نام و نام خانوادگی اولیا]
[نام و نام خانوادگی مربیان]
[نام و نام خانوادگی مدیر مدرسه]
[نام و نام خانوادگی معلمان]
[نام و نام خانوادگی سایر حاضرین]
موضوع جلسه: بررسی مسائل آموزشی و پرورشی دانش‌آموزان
محتوای جلسه:
خوش‌آمدگویی و معرفی حاضرین:
مدیر مدرسه، [نام مدیر]، با خوش‌آمدگویی به حاضرین جلسه را آغاز کرد و اهداف جلسه را بیان نمود.
بررسی عملکرد آموزشی:
معلمان به ارائه گزارشی از عملکرد آموزشی دانش‌آموزان در نیم‌سال گذشته پرداختند.
[نام معلم] به بررسی نتایج آزمون‌ها و فعالیتهای کلاسی اشاره کرد و نقاط قوت و ضعف دانش‌آموزان را مطرح نمود.
مسائل پرورشی:
[نام مشاور] درباره مسائل پرورشی و اجتماعی دانش‌آموزان صحبت کرد و راهکارهایی برای بهبود فضای مدرسه و روابط بین دانش‌آموزان ارائه داد.
نقش اولیا در آموزش:
اولیا نظرات و پیشنهادات خود را در خصوص نحوه همکاری با مدرسه و حمایت از یادگیری دانش‌آموزان مطرح کردند.
[نام یکی از اولیا] به اهمیت همکاری بین خانه و مدرسه اشاره کرد و پیشنهاداتی برای برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای والدین ارائه داد.
برنامه‌های آینده:
مدیر مدرسه برنامه‌های آتی مدرسه، از جمله برگزاری جشنواره‌ها، اردوها و فعالیتهای فوق‌برنامه را معرفی کرد و از اولیا خواست تا در این برنامه‌ها مشارکت داشته باشند.
پاسخ به سوالات:
در پایان جلسه، حاضرین سوالات و دغدغه‌های خود را مطرح کردند و مدیر و معلمان به آن‌ها پاسخ دادند.
نتیجه‌گیری:
جلسه با تأکید بر اهمیت همکاری اولیا و مربیان در پیشرفت تحصیلی و اجتماعی دانش‌آموزان به پایان رسید. تصمیمات و توافقات لازم برای اجرای برنامه‌ها و فعالیتهای آتی ثبت شد.
تاریخ جلسه بعدی: [تاریخ جلسه بعدی]
امضاها:
[نام و امضای مدیر]
[نام و امضای معلم]
[نام و امضای اولیا]
این متن می‌تواند بر اساس نیازهای خاص مدرسه و موضوعات مورد بحث تغییر کند.
دانلود صورتجلسه انجمن اولیا و مربیان (pdf)
نمونه فرم شماره ۲
صورتجلسه انجمن اولیا و مربیان [نام مدرسه]
دومین جلسه انجمن اولیا و مربیان … طبق هماهنگی و دعوت شفاهی در اولین جلسه انجمن ، روز [تاریخ برگزاری جلسه] راس ساعت 13 در محل دفتر مدرسه با حضور اعضا و دستور جلسه ذیل تشکیل و تصمیماتی به شرح آتی اتخاذ و در ساعت 16 با ذکر صلوات برمحمد و آل محمد خاتمه یافت .
دستور جلسه:
۱. بیان و تشریح ، شرح وظایف انجمن
۲. انتخاب ساز و کار اجرایی مناسب برای تحقق وظایف انجمن
۳. آشنایی با هوشمند سازی مدرسه جهت تحقق ادبیات مشترک فی مابین اعضای
۴. تصمیم گیری در مورد راه کار مناسب برای کسب نظرات از کلیه اولیا در مورد موضوعات مختلف آموزشی ، پرورشی و …
۵. تصمیم گیری در مورد راه کارمناسب برای کسب نظرات از معلمین محترم مدرسه در مورد موضوعات و مسایل مختلف آموزشی ، پرورشی و راهکارهای پیشنهادی آنان برای رفع مسایل مطروحه
بحث و بررسی :
۱-توضیح اقدامات انجام شده توسط اعضای در مدت دو روز بعد از اولین جلسه انجمن :
۲-شرح وظایف انجمن اولیا و مربیان بررسی و در مورد چگونگی اجرایی نمودن آن بحث شد.
۳- توضیحات مدیر محترم مدرسه استماع گردید که عبارت بودند از:
.
.
.
۴- تشکیل کارگروه هایی برای اجرایی نمودن وظایف انجمن ، به شرح ذیل:
الف- کارگروه مشاوره و آموزشی
ب- کارگروه بهداشتی ، پرورشی و فوق برنامه
ج- کارگروه فنی ، عمرانی و ایاب و ذهاب
با شرح وظایف مشخص و با مشارکت اعضای انجمن و سایر علاقمندان توسط آقای شهرام آذری پیشنهاد شد.
۵- بحث و بررسی در مورد راهکارهای مختلف کسب نظرات اولیا
۶- بحث و بررسی در مورد راهکارهای مختلف کسب نظرات معلمان و برگزاری جلسه مشترک اعضای انجمن با معلمان دبستان
مصوبات :
.
.
.
نمونه فرم شماره ۳
جلسه انجمن اولیاء و مربیان روز [تاریخ برگزاری جلسه] رأس ساعت 16 در دفتر دبیرستان با حضور اعضاء و انجمن و مدیر مشاور و معاون آموزشی در دفتر [نام مدرسه] با تلاوت آیاتی از کلام اله مجید آغاز شد.
ابتدا مدیر [تبریک یا تسلیت مناسبت های پیش رو در هنگام برگزاری جلسه] و گزارشی از فعالیتهای آموزشی شامل:
برگزاری و نتایج آزمون جامع، برگزاری کلاسهای کنکور و تقویتی و جبرانی، تحلیل نتایج امتحانات نهایی سال گذشته و جایگاه دبیرستان در بین دبیرستانهای ناحیه
نحوه ثبت صورتجلسات انجمن در سایت مرکزی انجمن اولیاء و مربیان (همگام)
افزایش نرخ سرویس ایاب و ذهاب دانش آموزان
برگزاری صبحانه سلامت
برگزاری مراسم های مذهبی
سپس هر یک از اعضاء انجمن نقطه نظرات خود را در رابطه با برنامه های آموزشی و پرورشی ارائه دادند و قرار شد:
[پیگیری فعالیتهای گفته شده در جلسه]
نمونه فرم شماره ۴
صورت جلسه اولیا و مربیان
تاریخ: [تاریخ برگزاری جلسه]
محل برگزاری: [محل برگزاری جلسه]
ساعت: ۱۶:۰۰ الی ۱۸:۰۰
حاضرین:
۱. (مدیر مدرسه)
۲. (معلم کلاس …)
۳. (نماینده اولیا)
۴. (نماینده اولیا)
۵. سایر اولیا و مربیان
دستور جلسه:
۱. بررسی عملکرد تحصیلی دانش‌آموزان
۲. برنامه‌ریزی برای برگزاری جشنواره علمی
۳. بحث و تبادل نظر درباره مسائل تربیتی
خلاصه مباحث مطرح شده:
[مدیر مدرسه] درباره نتایج امتحانات اخیر صحبت کردند و بر اهمیت همکاری اولیا و مربیان تاکید کردند.
[معلم] پیشنهاد برگزاری کلاسهای تقویتی برای دانش‌آموزان ضعیف را مطرح کردند.
[نماینده اولیا] به لزوم برگزاری جشنواره علمی اشاره کردند و پیشنهاد دادند که اولیا نیز در این برنامه شرکت کنند.
در پایان، نظرات و پیشنهادات اولیا درباره مسائل تربیتی و نحوه تعامل با دانش‌آموزان جمع‌آوری شد.
نتیجه‌گیری:
توافق شد که جلسه بعدی در تاریخ [تاریخ جلسه بعدی] برگزار شود و همه اولیا در برنامه‌های آتی مشارکت فعال داشته باشند.